Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

SmoobuPMS GmbH
Maximilianstraße 22
80539 München
Deutschland
Telefon: +49 89 24 22 08 40
E-Mail: support@smoobupms.com

2. Datenschutz-Beauftragter

Der für uns zuständige Datenschutz-Beauftragte ist unter den nachfolgenden Kontaktdaten erreichbar:

SmoobuPMS GmbH
— Datenschutz-Beauftragter —
Maximilianstraße 22, 80539 München
E-Mail: dpo@smoobupms.com

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Add-on-Module sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit eine Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist und sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

5. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Insbesondere sind steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen zu beachten (regelmäßig 6 bzw. 10 Jahre nach AO und HGB).

6. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben: Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version, Betriebssystem des Nutzers, IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert nach 24 Stunden), Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (Referrer). Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht.

7. Bereitstellung der Add-on-Module (Auftragsverarbeitung)

Zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung verarbeiten wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten unserer Kunden und deren Gäste:

• Stammdaten des Kunden (Firma, Vor- und Nachname der Geschäftsführung, Anschrift, Kontaktdaten, USt-IdNr., Bankverbindung).
• Zugangsdaten zum SmoobuPMS-Kundenbereich (E-Mail, verschlüsseltes Passwort).
• OAuth2-Access-Token für den Zugriff auf die Smoobu-API des Kunden (verschlüsselt gespeichert, nur zur Laufzeit der Modul-Anbindung).
• Buchungsdaten aus dem Smoobu-Kundenbereich (Zeitraum, Objekt, Preis, Bezahlmethode, Provisions-Höhe der jeweiligen Plattform, Herkunftsland des Gastes) — bei aktivierten Buchhaltungs- oder Analytics-Modulen.
• Gastdaten (Vor- und Nachname, Anschrift, Ausweis-Nummer, Geburtsdatum, Nationalität) — nur bei aktiviertem Meldeschein-Modul und gemäß Bundesmeldegesetz.
• Kommunikationsdaten (E-Mail, SMS, WhatsApp-Nachrichten zwischen Kunde/Gast) — nur bei aktivierten Kommunikations-Modulen.

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA) nach Art. 28 DSGVO. Nähere Informationen enthält unsere DPA-Seite.

8. Weitergabe an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sowie zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger sind insbesondere: Zahlungsdienstleister (bei Nutzung entsprechender Zahlungsart), Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, DATEV eG (bei Nutzung des DATEV-Exports), kommunale Meldebehörden (bei Nutzung des Meldeschein-Moduls). Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU findet nicht statt.

9. Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies zur Bereitstellung der Session-Verwaltung ein sowie — nach ausdrücklicher Einwilligung — Analyse-Cookies zur Messung der Website-Nutzung. Nähere Informationen enthält unsere Cookie-Erklärung.

10. Rechte der betroffenen Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber der SmoobuPMS GmbH:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung («Recht auf Vergessenwerden», Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutz-Beauftragten unter dpo@smoobupms.com.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Web: https://www.lda.bayern.de

12. Datensicherheit

Wir verwenden auf unserer Website das verbreitete SSL/TLS-Verfahren in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Alle sensiblen Daten werden AES-256-verschlüsselt in unseren Rechenzentren in Frankfurt am Main gespeichert. Der Zugriff auf produktive Systeme ist ausschließlich für vier namentlich benannte Mitarbeiter mit persönlichem Zwei-Faktor-Token möglich. Sicherheits-Audits durch eine externe Prüfstelle finden jährlich statt. Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand August 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen und ausgedruckt werden.

14. Auftragsverarbeitung im Detail

Wenn Sie als Ferienwohnungsvermieter unsere Add-on-Module nutzen, verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer Gäste (Reservierungsdaten, Meldescheindaten, Zahlungsinformationen, Kommunikationshistorie) in Ihrem Auftrag. In diesem Fall sind Sie datenschutzrechtlich «Verantwortlicher» (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) und wir sind «Auftragsverarbeiter» (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Unsere Rechte und Pflichten regeln wir in einem separaten Auftragsverarbeitungsvertrag, den wir vor Aufnahme der Verarbeitung mit Ihnen abschließen. Der Vertrag enthält detaillierte Regelungen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), zu Unterauftragsverarbeitern, zu Kontrollrechten und zur Datenrückgabe oder Löschung nach Vertragsende. Bei Bedarf stellen wir Ihnen zusätzlich ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO zur Verfügung, das Sie in Ihre eigene Datenschutz-Dokumentation übernehmen können.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen automatisierte Entscheidungsfindungsverfahren im Sinne des Art. 22 DSGVO nur in engen, klar umgrenzten Fällen ein, insbesondere bei der Preisautomatik im gleichnamigen Modul. Dort werden Preisvorschläge anhand vordefinierter, transparenter Regeln (Wochentag, Saison, Event-Kalender, Restplatz-Belegung) errechnet, die der Vermieter im Modul-Setup selbst festlegt. Es findet keine Profiling-basierte Bewertung von Gästen statt. Die endgültige Preisentscheidung wird stets vom Vermieter selbst freigegeben, entweder durch einmalige Aktivierung des Live-Modus oder durch tägliche Freigabe im Testmodus. Ein «Human-in-the-Loop»-Prinzip ist damit stets gewahrt.

16. Übermittlung an Zahlungsdienstleister

Wenn Sie eine Bestellung über unseren Shop abschließen oder unsere SEPA-Kautionsverwaltung nutzen, übermitteln wir die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (Name, Anschrift, Bankverbindung oder Kreditkartendaten, Zahlbetrag, Verwendungszweck) an die von Ihnen gewählte Zahlungsplattform. Wir arbeiten mit Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland und mit SEPA-Direct-Debit über die HypoVereinsbank München zusammen. Die Zahlungsplattformen sind jeweils eigenständige Verantwortliche im Sinne der DSGVO und unterliegen ihren eigenen Datenschutzbestimmungen, die Sie auf deren Websites einsehen können. Wir speichern die Zahlungsinformationen nur, soweit für die Vertragsdurchführung, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich. Kreditkartennummern werden von uns niemals im Klartext gespeichert; wir nutzen ausschließlich Zahlungs-Tokens der Zahlungsplattform.

17. Datenübermittlung an Steuerberater und Behörden

Auf Wunsch und in Ihrem Auftrag übermitteln unsere Module Daten an Ihren Steuerberater (im DATEV-Format), an Finanzämter (per ELSTER-Schnittstelle) sowie an kommunale Meldebehörden (per XML-Sammelexport für die digitalen Meldescheine). Diese Übermittlungen erfolgen ausschließlich auf Ihre Weisung und nach den in Ihrem Modul-Setup hinterlegten Konfigurationen. SmoobuPMS ist bei diesen Übermittlungen technischer Vermittler und keine eigenständige verantwortliche Stelle für die Empfänger. Die Empfänger unterliegen jeweils ihren eigenen Datenschutzregelungen (Bundes- oder Landesdatenschutzgesetze für Behörden, Berufsordnung für Steuerberater).

18. Kontaktaufnahme und Support-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die dabei mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Nachrichteninhalt) zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung oder -durchführung) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kundenkommunikation). Die im Support-Ticketsystem gespeicherten Konversationen werden nach vollständigem Abschluss des Anliegens noch zwölf Monate aufbewahrt, um bei erneuten Rückfragen den Kontext parat zu haben. Anschließend erfolgt die Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

19. Newsletter und Marketing-Kommunikation

Wir versenden Newsletter oder produktbezogene Ankündigungen nur an Kunden, die dies ausdrücklich per Double-Opt-in bestätigt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, entweder durch einen Klick auf den Abmelde-Link in jeder Newsletter-E-Mail oder durch formlose Mitteilung an support@smoobupms.com. Wir setzen keinen externen Newsletter-Dienstleister ein, sondern verwenden eine selbst gehostete Mailing-Lösung auf unseren Servern in Frankfurt am Main. Es werden keine Öffnungs- oder Klickraten personenbezogen erfasst; anonyme Kennzahlen zur Gesamt-Öffnungsrate werden für die redaktionelle Steuerung ausgewertet.

Stand: 15. August 2026, Version 5.0