Digitale Meldescheine: Was das Bundesmeldegesetz seit 2025 zwingend verlangt

Der rechtliche Rahmen

Nach § 29 des Bundesmeldegesetzes (BMG) sind Beherbergungsstätten verpflichtet, für jeden Gast einen Meldeschein auszufüllen und ein Jahr aufzubewahren. Bis 2024 war dieser Vorgang in vielen Kurorten noch papierbasiert. Mit der Novelle des Bundesmeldegesetzes zum 1. Januar 2025 wurde die digitale Führung des Meldescheins ausdrücklich zugelassen — unter der Voraussetzung, dass die elektronische Unterschrift des Gastes fälschungssicher erfasst wird und der Meldeschein zwölf Monate revisionssicher archiviert bleibt.

Die meisten Kurorte (insbesondere in Bayern, Baden-Württemberg, an der Nord- und Ostsee) haben zusätzlich ihre kommunale Meldesatzung angepasst und verlangen inzwischen die Übermittlung im XML-Sammelformat, entweder monatlich oder quartalsweise. Wer weiter mit Papier arbeitet, riskiert Bußgelder von 500 bis 5.000 Euro pro Fall.

Was Smoobu abdeckt — und was nicht

Smoobu bietet in seiner nativen Funktion die Möglichkeit, einen Meldeschein-PDF pro Reservierung zu erzeugen. Der Vermieter muss diesen jedoch selbst herunterladen, ausdrucken, vom Gast unterschreiben lassen und im Papier-Ordner archivieren. Für kleinste Vermieter mit wenigen Buchungen pro Monat ist das noch handhabbar. Wer mehrere Objekte oder viele Kurzaufenthalte hat, kommt in einen unerträglichen Verwaltungsaufwand.

Wie Add-ons das lösen

Ein spezialisiertes Meldeschein-Modul übernimmt drei Aufgaben:

1. Automatische Datenübernahme. Das Modul liest die Gastdaten (Name, Adresse, Ausweisnummer, Nationalität, Geburtsdatum, Anzahl mitreisender Personen) direkt aus der bestätigten Smoobu-Buchung.

2. Digitale Unterschrift durch den Gast. Wenige Tage vor Anreise erhält der Gast einen persönlichen Link per E-Mail (oder als QR-Code auf einem Anreise-Handout). Er öffnet den Link auf seinem Smartphone, ergänzt fehlende Angaben (Ausweisnummer) und unterzeichnet mit dem Finger auf dem Bildschirm.

3. Behörden-Export. Am Monatsende erzeugt das Modul das XML-Sammelformat der zuständigen Meldebehörde und übermittelt es automatisch. Bei Prüfungen können einzelne Meldescheine auf Knopfdruck als PDF vorgelegt werden.

Was Sie konfigurieren müssen

Einmalig hinterlegen Sie im Modul-Setup: die Anschrift der zuständigen Meldebehörde, die Kurtaxen-Sätze Ihrer Kommune (falls einschlägig), die Sprachen, in denen der Meldeschein dem Gast angezeigt werden soll (DE, EN, FR, IT, NL, PL), sowie die maximale Erinnerungshäufigkeit, falls der Gast das Formular vor Anreise nicht ausgefüllt hat.

Der Rest läuft automatisch. Ein monatlicher Prüfbericht in Ihrem Kundenbereich zeigt Ihnen, welche Meldescheine vollständig sind und welche nachbereitet werden müssen.

Fazit

Der Wechsel zum digitalen Meldeschein spart pro Buchung durchschnittlich vier bis sieben Minuten Verwaltung. Bei einer Ferienwohnung mit 90 Wechseln pro Jahr sind das sechs bis zehn Arbeitsstunden pro Jahr — mehr als der jährliche Modul-Preis kostet. Zusätzlich schwindet das rechtliche Risiko, weil die Aufbewahrungsfrist automatisch eingehalten wird und die Behörden-Übermittlung fristgerecht erfolgt.

Weiterlesen: unser Modul digitale Meldescheine für Smoobu.